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Tutti abbiamo provato almeno una volta nella vita ad affidare l’organizzazione delle nostre giornate alle cosiddette “to-do lists”. Visivamente comode, schematiche ed essenziali, ci hanno spesso dato quella gloriosa sensazione di avere la situazione sotto controllo. Ma chiunque abbia provato ad organizzarne una, è allo stesso tempo molto familiare con la sensazione di sprofondamento che sopraggiunge nel realizzare che, alla fine della giornata lavorativa, la lista è stata spuntata solo a metà.
Se la “to-do list” è diventata più un elemento ansiogeno che uno strumento utile, potrebbe essere utile migliorarla seguendo questi 5 consigli.
1. Dividere la lista in sezioni
Le tasks di cui occuparsi durante il giorno sono notoriamente ascrivibili a due categorie: quella dei compiti “meccanici”, che richiedono poca concentrazione e possono essere svolte automaticamente una dopo l’altra, e quella dei compiti impegnativi che invece richiedono molta concentrazione e sforzo mentale. Raggruppare compiti tra loro simili sarà utile per non perdere la concentrazione e rendere più produttivo il proprio tempo: una task impegnativa richiede una concentrazione elevata che sarà più difficile e tempestivamente più lunga da recuperare se interrotta dallo svolgimento di una task meccanica. Una suddivisione intelligente potrebbe essere quella tra i compiti “digital” (come rispondere alla e-mail o prenotare appuntamenti), il lavoro vero e proprio (scrivere, produrre dei report, insomma qualunque attività lavorativa) e le attività quotidiane (le commissioni personali, come fare la spesa o portare gli abiti in lavanderia).
2. Distinguere tra mansioni davvero importanti e non
Se svolgere tutti compiti annotati sulla “to-do list” sembra impossibile, può essere utile svolgere per lo meno le mansioni più importanti. In questo modo, qualora non sia possibile fare tutto, per lo meno non si resterà indietro sui compiti più urgenti. Tra le varie tasks che dobbiamo portare a termine durante il giorno si possono individuare quelle “essenziali”, il cui mancato compimento comporterebbe conseguenza gravi, quelle “opzionali”, la cui mancata esecuzione porterà a conseguenze trascurabili, e infine i compiti “delegabili”, che possono in tal senso essere eliminati dalla lista.
3. Limitarsi a 6 compiti al giorno
6 di fatto non è una sorta di numero magico, l’idea è piuttosto quella di porre un limite alla quantità di mansioni inserite nella “to-do list” (cosa che come visto prima, comporta decidere sulla priorità di alcuni compiti rispetto ad altri). Inoltre, a livello visivo, affrontare una lista di solo 6 punti è meno stressante che non affrontarne una di 20: in questo modo sentiremo meno la tendenza a procrastinare.
4. Provare a segmentare il tempo
Alcune persone preferiscono non seguire elenchi costellati di piccole azioni, ma dedicare piuttosto lunghi segmenti di tempo ad un certo lavoro. Questo sistema non solo costringe a lavorare con disciplina e ordine, ma ha anche importanti benefici psicologici. Infatti quando non riusciamo portare a termine un compito che ci siamo prefissati il nostro cervello vi ritorna ossessivamente, generando stress. Quando invece i nostri compiti sono inseriti in una specifica data, ora e durata, sapere che tutto ciò che deve essere fatto è al suo posto genera tranquillità e relax.
5. Inserire nella lista quello che ci piace fare
Siamo più motivati nell’affrontare una “to-do list” quando contiene compiti che ci entusiasmano. Se è vero che alcune mansioni sono imprescindibili per il lavoro, altre sono “accessori” e non influenzano in maniera irreversibile la nostra vita o la carriera. Eliminando quest’ultimi dalla lista si libererà spazio per quelle attività che effettivamente ci rendono felici. I compiti piacevoli sono fondamentali perché forniscono una nuova prospettiva con cui guardare alle attività più noiose e meno gratificanti.
La Redazione