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La produttività personale dipende fortemente dall’organizzazione e dalla pianificazione delle proprie mansioni. Iniziare la giornata o un intero progetto senza un piano dettagliato e un’adeguata organizzazione causerà infatti tensione, confusione, ritardi e, quasi certamente, fallimenti.
Quando si parla di organizzazione e pianificazione occorre innanzitutto considerare la gestione del tempo. Ognuno di noi ha delle mansioni da svolgere e un determinato lasso di tempo per farlo e solitamente svolgiamo queste mansioni in un ordine non casuale (speriamo), bensì dettato da molteplici fattori, quali ad esempio, urgenza, importanza, gerarchia, piacere ecc. Per migliorare la gestione del tempo ed aumentare la produttività personale occorre analizzare le proprie abitudini e la modalità con cui organizziamo e pianifichiamo la giornata ed aumentarne l’efficienza senza che la qualità ne risenta.
3 consigli per essere più produttivi
1. Programmare in agenda tutti gli impegni
“Niente di più semplice, lo faccio già” potrete pensare. Al giorno d’oggi quasi tutti hanno un’agenda personale in cui scrivere di appuntamenti, riunioni o particolari scadenze. Ciò che non tutti fanno è dedicare 5 minuti della propria giornata, possibilmente la mattina o la sera prima, per elencare in quell’agenda tutte le mansioni da svolgere in quel giorno ed organizzarle. Ciò vuol dire affidargli, oltre che un orario preciso in cui svolgerle, anche una durata stimata e un ordine di importanza, magari attraverso l’uso di colori diversi.
2. Considerare eventi esterni di interruzione
In quanti di voi, leggendo il primo punto hanno pensato “con il lavoro che faccio è impossibile programmare tutta la giornata”? Ebbene per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività personale dovete prendere in considerazione nella vostra pianificazione anche le possibili interruzioni. Naturalmente non occorre metterle in agenda, bensì semplicemente programmare il resto sapendo che nell’arco di una giornata potreste dover dedicare un’ora o più a possibili telefonate non programmate o rispondere a delle richieste improvvise. Qualora gli imprevisti dovessero essere tuttavia troppi è bene imparare a gestirli meglio, dicendo di no, delegando, o ad esempio, trasmettendo la priorità del compito che state effettuando a chi vi interrompe.
3. Stabilire le priorità
Per aumentare la produttività personale e migliorare la gestione del proprio tempo è necessario organizzare le mansioni in base alla priorità ma per fare ciò occorre prima comprendere cosa denota la priorità di un compito. I compiti urgenti non è detto che siano importanti così come quelli importanti non è detto che siano urgenti. Per questo è estremamente importante programmare e pianificare, così che i vostri impegni importanti siano svolti prima che diventino anche urgenti.
La Redazione