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Sono molti gli errori che possono minare la credibilità della nostra email: da un tono troppo colloquiale, agli errori di battitura, è fin troppo facile che vengano a crearsi incomprensioni.
L’importanza di scrivere email accurate sta nel fatto che spesso è lo strumento cui dobbiamo affidarci per la prima impressione che facciamo su qualcuno. E non vorremmo mai che la nostra prima impressione sia troppo corta, troppo carina, troppo distante o troppo prolissa. Per questo è importante dedicare il tempo necessario a formulare correttamente e modificare il nostro messaggio.
I 4 errori da evitare nella scrittura di un’e-mail
1. Non correggere le bozze
Bisogna sempre rileggere quello che scriviamo prima di inviare il nostro messaggio: controllare errori di battitura ed errori grammaticali. Un modo per assicurarsi che il messaggio sia privo di strafalcioni è quello di rileggerlo ad alta voce: questo consente anche di farsi un’idea del tono che traspare dalla mail, per fare in modo che non risulti negativo o equivoco. È necessario che tutto sia espresso con estrema chiarezza. Spesso giudichiamo una persona tramite dalle email che ci scrive. Messaggi mal scritti possono causare una percezione negativa della persona, delle sue capacità.
2. Usare l’email al posto del telefono
A volte l’e-mail non è il metodo di comunicazione corretto. Se si tratta di una nuova relazione, un problema persistente o qualcosa che potrebbe portare a più domande, è più economico, in termini di tempo, fare una telefonata. Sebbene sembri più veloce, l’email può rallentare la comunicazione, dal momento che telefonate sono più immediate e veloci: se ci rendiamo conto di aver dovuto ripetere qualche spiegazione in più messaggi di posta, allora potrebbe davvero essere il caso di prendere in mano il telefono e spiegarsi a voce. Le telefonate inoltre, danno anche la possibilità di mostrare compassione quando è necessario. L’e-mail ci consente di nasconderci dietro uno schermo, camuffando quindi anche i veri sentimenti che proviamo circa la questione discussa. Se non è possibile telefonare e bisogna necessariamente scrivere una email, bisogna evitare di far trasparire troppe emozioni (sono sconsigliatissimi quindi i punti esclamativi), ma allo stesso tempo non bisogna essere glaciali. Bisogna essere chiari sul motivo per cui siamo in contatto con qualcuno e bisogna prendersi il giusto tempo per scrivere e spiegare tutto quello che è necessario dire.
3. Arrivare subito al punto
Mentre la brevità è preferibile, non bisogna dimenticare di essere cortesi. Proprio come non si comincia una telefonata affermando immediatamente quello che si vuole dopo che l’altra persona ha detto “ciao”, l’avvio di un’e-mail allo stesso modo non dovrebbe essere altrettanto brusco. È importante salutare adeguatamente il nostro destinatario, per dimostrare anche che il messaggio che stiamo scrivendo è stato ben congegnato. Un saluto aiuta a richiamare l’attenzione della persona e fornisce un contesto sul motivo per cui ti stai contattando.
4. Saluti e firme
È facile trascurare le cose che non fanno parte del corpo del messaggio, come la firma. Una firma automatica, però, potrebbe inviare un messaggio che non ci interessa. Terminare ogni e-mail con “buona giornata”, è in realtà una formalità abbastanza fredda che dice al nostro interlocutore che non abbiamo fatto alcuno sforzo per pensare ad un saluto sentito, e che non siamo coinvolti emotivamente. Bisogna assicurarsi che nulla nell’e-mail sia ripetitivo e aggiornare le firme in modo da riflettere il tono e il messaggio, mostrando un tocco personale, unico per ogni email.
La Redazione