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Che ci si stia candidando per un’offerta di lavoro, presentando a un cliente o descrivendo un grande progetto, una e-mail ben congegnata è fondamentale per il successo.
Una semplice e-mail ha il potere di persuadere colleghi o clienti, ma se non è ben scritta può finire con il confonderli. Peggio ancora, un’e-mail scritta male può effettivamente danneggiare la nostra reputazione.
Prendersi un minuto o due in più per incorporare alcuni di questi suggerimenti nelle prossime e-mail, ci salverà dall’imbarazzo di inviare un messaggio inefficace.
1. La scrittura efficace non è complessa
Quando si scrive bisogna chiedersi: qual è il mio punto? Come posso usare la minor quantità di parole per trasmetterlo? A volte è utile scrivere una bozza per avere tutte le cose che vogliamo dire ben ordinate sullo schermo. Ma prima di premere invia, meglio prendersi un momento per rileggere la propria email con un occhio per parole e dettagli in eccesso. Quindi, eliminare parole e frasi che non supportano il punto principale: specialmente quando si tratta di e-mail, più breve è, meglio è!
Se non è possibile semplificare il messaggio, è possibile che l’e-mail non sia il mezzo migliore per trasmetterlo. Potrebbe essere necessario impostare una riunione o una chiamata per chiarire l’argomento.
2. Leggere ad alta voce
Ognuno fa alcuni errori di battitura qua e là, specialmente sui messaggi quotidiani. Le parole errate, mancanti o confuse sono all’ordine del giorno. Ma se capita regolarmente, questi errori di battitura possono farci sembrare incuranti o poco interessati a quanto stiamo dicendo.
Dopo aver composto il messaggio, meglio prendersi un momento in più per eseguire il controllo ortografico, leggendo semplicemente l’email a voce alta prima di inviarla. Ascoltare il messaggio a voce alta ci aiuterà a individuare meglio qualunque cosa sia fuori luogo.
3. Oggetto
Sembra ovvio, ma è importante. Se vogliamo che i destinatari desiderino aprire la nostra email, sarà necessario includere una riga dell’oggetto pertinente. Generalmente gli oggetti “vaghi” sono il modo migliore per far passare inosservata la nostra e-mail. Allo stesso modo un oggetto troppo elaborato può essere dannoso per i nostri intenti: l’oggetto deve essere breve, deve specificare l’argomento ed essere una specie di anteprima per il destinatario di che cosa è scritto nella nostra email.
Una buona riga dell’oggetto imposta il tono del messaggio che vogliamo comunicare.
4. Chiarezza
Sebbene la brevità sia importante, non bisogna rendere l’email così breve da essere confusionaria. La specificità è la chiave per un messaggio chiaro. Si sta pianificando una riunione? Allora serve dire un giorno, una data, un’ora e un luogo specifici. Assegnare lavoro? Allora serve identificare il compito, quando è necessario sia svolto, e chi è nel team per completarlo. Bisogna anticipare le domande che potrebbero emergere.
5. Che indicazioni lascia?
I destinatari del nostro messaggio sanno cosa fare dopo? Abbiamo impostato un chiaro invito all’azione? Se la risposta a una di queste domande è no, bisogna apportare una modifica. Meglio chiudere l’email con il prossimo passo che si vuole che il lettore faccia.
La Redazione