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La pratica del decluttering, un termine inglese che significa “fare spazio”, è salita alla ribalta una ventina di anni fa quando gli studi sul benessere aziendale hanno evidenziato che non esiste solo ciò che va progettato, costruito e acquistato nelle strategie di pianificazione, ma anche ciò che va eliminato in vista di una maggiore efficienza. La distorsione è stata evidente con la crisi economica del 2008, quando fare spazio è diventato un modo gentile per intendere licenziamenti e prepensionamenti.
Il decluttering è invece una pratica molto concreta di pulizia dell’ambiente di lavoro che offre importanti risvolti sul piano emozionale. Si compone di tre fasi:
- Eliminazione
- Pulizia
- Riordino
Primo atto: eliminare
Autorevoli esperti in materia, come la giapponese Marie Kondo, sostengono che il riordino vero e proprio inizia con l’atto di eliminazione di ciò che non serve più e, fintanto che questa operazione non è conclusa, null’altro deve essere posizionato nel posto libero o acquistato in sostituzione. Vedersi nell’atto fisico di portare via i sacchi di immondizia, consente di valutare con grande lucidità l’entità dell’accumulo degli anni precedenti. Il decluttering, infatti, non coincide con il rimettere a posto ciò che si è usato, ma è un vero e proprio prendere le redini della propria vita per cominciarne un’altra, leggera ed essenziale.
No all’ufficio discarica!
Soffermiamoci con lo sguardo sulla visione complessiva del posto che occupiamo: scrivania, scaffali, cassettiere, appendiabiti o spazi anche più vasti come capannoni e studi professionali. In numerosi ambienti giacciono abbandonati vecchi ombrelli, cappelli e sciarpe, antichi monitor, periferiche preistoriche, bonsai defunti e perfino giocattoli dei figli non funzionanti che trovano dimora negli spazi di lavoro. Tutti questi oggetti vanno presi in mano con coraggio e portati nei centri di riciclaggio. Se uno spazio comune di cucina è presente, occorre procedere con lo stesso spirito nei confronti di tazze sbeccate e piatti spaiati, tisane scadute e dolcetti che nessuno ha mai mangiato.
Dal grande al piccolo
Dopo questo passo che guarda al macrosistema in cui trascorriamo molte ore del nostro tempo, si può procedere a un’attività di dettaglio, ma sempre sistematica, sul materiale di cancelleria o sui nostri effetti personali. Elastici rotti, penne scariche, confezioni esaurite di pile, fazzoletti, caramelle si possono semplicemente… buttare via. Vanno radunati con ordine gli oggetti sparpagliati, ma ancora utili, come matite, fermagli, calamite.
Fogli e documenti
Il punto dolente dell’ecologia mondiale e degli uffici è senz’altro la carta. Personalmente elimino con molta decisione fotocopie mal fatte, fax sbagliati e prove di stampa inutili. Chi preferisce usare anche il retro dei fogli, può confezionare pratici blocchetti promemoria con un po’ di fantasia, una buona taglierina e colla vinilica. Sconfinando nel privato, sconsiglio di dare ai bambini il retro dei fogli stampati come carta da disegno: il disegno ha un valore che merita di essere esercitato su fogli di buona qualità, anche se fosse un esuberante scarabocchio a pennarello. Costruire invece un quaderno di recupero è un’interessante attività che sarà molto apprezzata dagli adolescenti.
Cataloghi, brochure, dépliant si possono eliminare con decisione e quelli che, per il loro valore estetico o documentale, si decide di conservare vanno radunati in una cartellina e archiviati. Libri di consultazione, manuali, libretti di istruzioni si tengono solo se utili e aggiornati. Capita che in questi testi ci siano articoli da memorizzare oppure immagini interessanti da raccogliere: in questo caso, suggerisco di eliminare il volume tagliando con cura le sole pagine utili o digitalizzarle. Dare un’occhiata ogni tanto al fascicolo archiviato permette di capire se questo materiale è superato e va pertanto eliminato. Bacheche e lavagne all’inizio di settembre devono essere vuote e pulite.
Per quanto riguarda i documenti, di solito se ne occupano i colleghi dell’amministrazione, ma se si è lavoratori autonomi occorre essere presenti anche a questo aspetto della professione. In Italia, in linea generale, dopo dieci anni la maggior parte di ricevute e bollette si può eliminare. Per favorire l’ordine, un solo faldone di “documenti di passaggio” che poi si può riguardare con calma è preferibile a numerosi contenitori che non si riescono più a gestire e che rimangono accatastati fino all’emergenza di ritrovare ciò che serve. Se si lavora da casa, infatti, avere uno scaffale occupato da fascicoli etichettati in stile “ufficio delle imposte” è veramente deprimente.
Spazzatura digitale
Il gran finale può essere dedicato all’eliminazione di tutto quello che non serve più dal nostro pc. La casella di posta elettronica prima di tutto che contiene sempre troppo spam, promozioni e newsletter. Dalla cartella Download si scoprirà quante inutilità appesantiscono la memoria del computer, così come le Immagini. Qui confesso candidamente che il mio desktop è un disastro: preferisco avere tutto sott’occhio lungo l’anno, ma poi – giunte le ferie – è davvero ora di riporre i file nei cassetti interni della cartella Documenti.
Cecilia M. Voi