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Quando si parla, è il tono di voce a incidere in modo significativo sul senso del nostro messaggio.
Infatti, è come uno strumento musicale del quale scegliere le giuste note da suonare per comporre il testo che vorremmo far udire. Modulare il tono di voce quindi, è essenziale, in quanto amplifica il significato insito nelle parole pronunciate.
Conta cosa, ma anche come comunicare
Anche nella comunicazione scritta, attraverso il tono di voce, si può ottenere questo effetto.
Si considerino queste due frasi:
– “Se hai un’impresa, ti conviene prestare ascolto!”
– “Se hai un’impresa, questo messaggio è per te!”
Due incipit diversi per introdurre il testo di un’e–mail commerciale e attrarre in entrambe le ipotesi, l’attenzione del lettore. Il richiamo diretto al titolare d’impresa, infatti, innesca il suo immediato interesse a leggere la comunicazione indirizzatagli.
Nella prima frase, tuttavia, l’espressione usata suona come un monito, una strigliata di orecchie.
Il tono imperativo è decisamente autoritario; innesca uno stato d’allerta, al fine di generare emozioni, quali ansia e preoccupazione. Tale effetto è scaturito dal pensiero indotto nell’imprenditore, in ordine alle conseguenze che potrebbe subire, qualora non leggesse il messaggio. Nella seconda ipotesi, invece, si adotta un tone of voice pacato per invitare all’ascolto.
Poiché si rimette al destinatario la volontà di decidere, si trasmette a costui una sensazione di libertà. Soprattutto se quest’ultimo mal tolleri gli obblighi, espressi o taciti che siano, apprezzerà di più questo modo di comunicare rispetto all’altro e sarà così più propenso all’ascolto.
Non avvertirà infatti, alcuna ansia o pressione, qualora scegliesse di ignorare l’e-mail.
Il suo stato d’animo sereno lo predisporrà anzi a un ascolto lucido e consapevole e la decisione che ne deriverà sarà ponderata e non frutto di un impulso emotivo.
Quale tono di voce sarebbe più opportuno usare?
Chiariamo subito che non esiste un tono di voce giusto per ogni circostanza.
Invero, le variabili da considerare sono molteplici e interconnesse le une rispetto alle altre.
Ogni volta, infatti, bisogna determinare l’obiettivo da conseguire in relazione al contesto di riferimento e alla personalità del soggetto al quale ci si rivolge.
A tal proposito, un tono formale è senz’altro adatto in un ambiente professionale rigido e impostato. Viceversa, un tono più informale è apprezzato in un contesto più giovanile e amichevole.
Quanto invece alla personalità dell’interlocutore, è palese che un tono aggressivo e autoritario non sia consigliato nei confronti di un soggetto timido e ipersensibile. Non si creerebbe infatti né prossimità, né empatia verso costui, ma anzi, si erigerebbe una barriera impenetrabile per il naturale fluire della comunicazione.
Diversamente, un tono troppo soft potrebbe risultare poco incisivo, se espresso verso persone poco inclini all’ascolto o troppo incentrate su di sé per prendere l’altro in considerazione.
Ancora, un tono perentorio e deciso richiamerebbe l’attenzione di chi è insicuro e ricerca nell’altro autorevolezza e conferme.
A ogni modo, compreso l’impatto del tono di voce sull’interlocutore, è sempre bene riflettere su quale sia quello più consono da adottare in base alle circostanze, per determinare così l’effetto desiderato. Il tono di voce è, nella comunicazione scritta, un segno distintivo di stile.
Eleonora Lencioni