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Nel corso della mia vita ho partecipato a un numero considerevole di riunioni e vorrei elencare qui brevemente 5 cose da non fare e alcuni suggerimenti operativi di posizioni da assumere per essere sempre pronti e “sul pezzo” durante la vostra riunione.
Cosa non fare durante le riunioni
- Non allungare le gambe sotto il tavolo. Solo chi guida la riunione si potrebbe permettere un simile atteggiamento e sarebbe meglio che lo facesse, se proprio non riesce a farne a meno, verso la parte conclusiva della stessa per far capire che ormai i punti chiave sono stati ben identificati e si sta procedendo verso il delineamento dei dettagli ultimi.
- Non avere sempre le braccia conserte. Questo tipo di posizione appare come un segnale di chiusura e darebbe l’impressione che non siete d’accordo con quanto affermato o, peggio, che siete rigidi di fronte a ogni possibile cambiamento.
- Non avere il gomito appoggiato al tavolo. La posizione di uno col gomito appoggiato al tavolo e magari che si sorregge la testa con il pugno o la mano aperta è il classico segnale di noia. Assolutamente non indicato durante una riunione dove si presume che ognuno dia il suo contributo.
- Non tamburellare con le dita e non giocare con oggetti vari. Questi gesti non solo portano a far distrarre chi li compie, ma possono anche destare la curiosità di qualche collega e portare nel vortice della distrazione anche lui.
- Non abbuffarsi di bevande e snack. Qui mi spiegherò con un simpatico aneddoto personale. Qualche tempo ho partecipato a una riunione nella sede principale di JPMorgan Chase & Co, e la segretaria del manager director aveva gentilmente allestito una bella sala riunioni con dentro ogni possibile bevanda e leccornia (avevo contato quindici bevande diverse!). Purtroppo un partecipante si dilettò così tanto nello sperimentare snack e bevande varie che si distrasse nei punti salienti della riunione e perse la consulenza, che venne assegnata a un altro. Purtroppo ci sono casi in cui un semplice cioccolatino ti può costare diverse migliaia di euro!
Cosa fare durante le riunioni
Conviene assumere una posizione semplice, ma aperta. Quindi essere seduti composti, con le gambe piantate per terra e di fronte alla sedia, piegate a novanta, senza metterle sotto la sedia, perché si creerebbe una posizione di fuga. Avere la schiena dritta e le mani giunte sul tavolo, avendo sempre un quaderno o un supporto come ipad o altro per prendere appunti in modo da avere un continuo posto dove segnare i passaggi concettuali più importanti per non perdere il filo del discorso.
Infine tenete sempre a mente che non solo è vera la regola che se uno è composto sembra che stia seguendo, ma soprattutto è vero il contrario, cioè che se uno si mette in una posizione di ascolto, anche il cervello è stimolato a ricollegarsi al discorso e seguire.
Luca Brambilla