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Qual è l’aspetto più temuto nella gestione del tempo? Gli imprevisti.
Una gomma bucata, un guasto tecnico, un’urgenza dell’ultimo minuto: piccoli contrattempi capaci di scombinare l’intera giornata, incidendo su risultati e aumentando i livelli di stress.

Eppure, esiste un modo per non esserne sopraffatti. Tutto inizia da come scegliamo di percepire e affrontare queste interruzioni: non come minacce, ma come variabili gestibili, spesso prevedibili, che fanno parte della realtà quotidiana.

Imprevisto: la via per abbatterlo è ridimensionarlo

Tra gli ostacoli più frustranti nella gestione del tempo ci sono senza dubbio gli imprevisti. In questo articolo vedremo come ridimensionarne l’impatto, imparando a distinguere tra ciò che è realmente imprevedibile e ciò che appare tale solo in superficie. Il primo passo per combattere un nemico è conoscerlo. Partiamo dunque da una semplice domanda: cosa si intende tecnicamente per imprevisto? Secondo il Vocabolario Treccani, un imprevisto è “un fatto o una circostanza inaspettata, che non è possibile prevedere in anticipo”.

Ma quanti sono i fatti o le circostanze che non è effettivamente possibile prevedere in anticipo? Come afferma Luca Brambilla nel libro “Superare gli imprevisti – L’uso strategico del tempo” (2023), in media circa il 90% della nostra giornata è composto da eventi prevedibili. Ne deriva che solo il 10% è caratterizzato da imprevisti. Se convertiamo queste percentuali in numeri concreti ci rendiamo conto che l’imprevedibilità riguarda una porzione molto ridotta del nostro tempo: in una settimana si tratta di circa 17 ore, mentre su base mensile equivale a poco più di 3 giorni. Già questo dato dovrebbe rincuorare i più ansiosi, ma non finisce qui. Osservando la pratica quotidiana, possiamo infatti distinguere gli imprevisti in due categorie: quelli prevedibili e quelli imprevedibili.

La preparazione: un alleato vincente

Con imprevisti prevedibili – per quanto possa suonare come un ossimoro – intendiamo tutti quegli avvenimenti che è probabile avvengano, pur senza sapere con esattezza quando si verificheranno. Sono dunque eventi più semplici da gestire o prevenire, poiché è possibile immaginare con anticipo piani per ridurne l’impatto. Il traffico negli orari di punta ne è un esempio molto efficace: sebbene non sia possibile prevederne con esattezza l’entità, è ragionevole considerarlo un fattore costante nella pianificazione degli spostamenti.

Proprio per questo, è una buona pratica calcolare un margine di tempo aggiuntivo e partire in anticipo, così da arrivare puntuali a un appuntamento. La buona notizia è che in questa categoria ricadono circa il 90% degli imprevisti. Come gestirli per evitare che mandino all’aria tutto il nostro programma? La risposta, per quanto semplice, è spesso sottovalutata: preparandosi in anticipo.

La vita è piena di variabili ed è sicuro che prima o poi succeda qualcosa che deragli la nostra accurata pianificazione. E proprio perché siamo consapevoli che qualcosa può andare storto, siamo in grado di trovare preventivamente delle soluzioni. Mentre prepariamo il piano lavorativo della settimana, ci possiamo chiedere “cosa faccio se succede questa cosa?” e individuare delle contromisure per rispondere al problema – o addirittura evitare che si verifichi. Il consiglio è di programmare in agenda un margine di tempo per eventuali imprevisti.

Un file potrebbe impiegare più tempo per essere condiviso o il vostro vicino di scrivania potrebbe chiedervi supporto per risolvere un problema. Avendo programmato la giornata tenendo a mente queste possibilità, qualora si verificassero eviteremo stress e ritardi.

I cigni neri

Il restante 10% degli imprevisti – che, facendo un rapido calcolo, risultano essere solo l’1% del tempo totale – appartiene alla seconda tipologia: gli imprevisti imprevedibili. Immaginiamo, ad esempio, di lavorare a un importantissimo report da consegnare entro la fine della giornata. Improvvisamente il computer si spegne. Ogni tentativo è inutile: il dispositivo non dà segni di vita, rendendo impossibile lo svolgimento del lavoro.

Questi eventi sono delle vere e proprie anomalie, dei “cigni neri” come li definirebbe il noto scrittore Taleb. Non potendoli prevedere, l’unica risorsa per gestirli è l’improvvisazione. Improvvisare è più facile quando si è abituati a organizzare minuziosamente il proprio tempo, perché si tendono ad applicare inconsciamente strategie di gestione della crisi già pianificate per situazioni simili, senza rimanere travolti dall’evento inaspettato.

Qualora si verificasse un imprevisto, è consigliabile seguire i seguenti step:

1. analizzare con attenzione la situazione;
2. valutare pro e contro di varie alternative di intervento;
3. individuare la soluzione migliore.

Ecco alcune domande utili per capire come affrontare nel modo più adatto delle situazioni impreviste:

• È un evento da affrontare o posso ignorarlo?
• Deve assolutamente essere affrontato in giornata?
• Sono io la sola persona adatta ad affrontare l’imprevisto?
• Si tratta di un’attività veramente importante per il raggiungimento dei miei obiettivi?
• Se lo affronto riesco ugualmente a rispettare le scadenze delle mie attività più importanti?

Ad ogni modo, per raggiungere il successo non serve concentrarsi su come difendersi da fattori imprevedibili che, come abbiamo visto, sono solo una minuscola parte del nostro tempo. Bisogna invece focalizzarsi sul restante 99% imparando a gestirlo in maniera strategica. Dobbiamo ricordarci che il mondo non è tutto sotto il nostro controllo; se ci illudiamo di poter prevedere e gestire ogni minimo particolare finiremo solo per fallire.

Se invece impariamo ad accogliere quell’1% di incertezza, smettendo di vederlo come una minaccia e iniziando a interpretarlo come una possibilità, allora potremo davvero trasformare l’imprevisto in un alleato della nostra crescita. Perché non è l’imprevisto a determinare l’esito della giornata, ma il modo in cui governiamo tutto il tempo che lo circonda.

La redazione