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Poche persone amano le riunioni, e probabilmente perché uno spazio sempre più preponderante nella giornata lavorativa.
Le riunioni possono sembrare troppo frustranti e troppo numerose, ma sono fondamentali e imprescindibili per organizzare il lavoro e costruire relazioni solide.
L’interazione faccia a faccia in tempo reale sblocca intuizioni e libera la creatività: e questo è uno strumento di lavoro potentissimo.
La ragione per cui le riunioni sono tanto fastidiose è che spesso vincolano lo svolgimento di tutti gli altri compiti che compongono il nostro lavoro.
Fortunatamente possiamo provare a sfruttare al massimo le riunioni riconoscendone i momenti cruciali e più importanti.
L’importanza della collaborazione
Se le riunioni presentano semplicemente contenuti e non consentono il coinvolgimento, sarà difficile ottenere quei momenti magici in cui l’interazione e la discussione sono attive e produttive. Bisogna impegnarsi a creare collaborazione, lasciando sempre un po’ di tempo a disposizione per le domande e invitando regolarmente i partecipanti ad esprimersi. I partecipanti devono essere liberi di parlare e coinvolgere gli altri. Ciò richiede che le riunioni siano considerate una zona di sicurezza e i dipendenti si fidino a contribuire.
Leggere la comunicazione verbale e non verbale dei partecipanti
Nelle riunioni è importante identificare i punti critici prestando attenzione alla lingua dei partecipanti. Siamo stati tutti in riunioni noiose in cui controlliamo il nostro telefono e completamente distratti. Si può però capire quando un argomento trattato nella riunione fa breccia e le persone diventano improvvisamente presenti fisicamente ed emotivamente: le persone iniziano a prendere appunti o si protendono in avanti. Non stanno solo prestando attenzione; stanno aggiungendo le proprie intuizioni. Quando succedono questi momenti, non bisogna mai soffocarli, ma lasciare che si realizzino. Quando le persone si concentrano sull’argomento, bisogna coinvolgerli e ottenere la loro prospettiva.
Essere flessibili
Spesso le riunioni seguono da vicino la nostra agenda: vengono programmate per una ragione. Ma quando abbiamo giornate fitte di incarichi da portare a termine la tentazione di lasciarsi scorrere la riunione addosso, e anzi di chiudere le discussioni il prima possibile, è fortissima: non c’è nulla di più sbagliato. A volte è meglio ignorare la nostra agenda e concentrarsi su ciò che accade nell’incontro, invece di lasciare che la riunione si verifichi senza partecipare attivamente. Le riunioni hanno lo scopo di creare discussioni con l’interazione in tempo reale. Se non fosse necessario parlare di certe questioni di persona, una email sarebbe stata sufficiente.
Assimilare tutto
Quando i partecipanti sono attivi, catturare il contenuto di quanto si discute è sicuramente molto interessante. Che sia un argomento, un’idea o un determinato oratore, bisogna prendere appunti, ma anche tenere in considerazione le azioni. Per sopravvivere al susseguirsi di riunioni è molto utile cercare di trovare l’aspetto migliore di ogni incontro e conservarlo con particolare cura. Questo atteggiamento crea una prospettiva diversa e rende le riunioni non così insopportabili.
La Redazione