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Essere più efficaci ed efficienti è una sfida sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. Non è infrequente che ci siano dipendenti ad alto potenziale che hanno capacità decisionali, tecniche e analitiche eccezionali, ma che hanno difficoltà a rimanere concentrati sulle giuste priorità e a rispettare le scadenze.
Se le tecniche per aumentare la produttività si concentrano spesso sulle azioni, c’è un altro componente che contribuisce ad aiutare le persone ad essere più efficaci nei loro ruoli: la loro mentalità.
Esiste una grande connessione tra mind-set e produttività. Lavorare sulla mentalità può essere quindi un fattore decisivo per aiutare i dipendenti a essere più bravi nel loro lavoro.
Quali cambiamenti mentali aumentano la produttività?
Ecco quindi alcuni step cognitivi che possono aumentare la produttività e l’efficacia.
1. Dal caos alla scelta
Quando sembra che non si possa prendere un minuto per respirare al lavoro, è esattamente quando è necessario premere il pulsante di pausa.
È fondamentale avere consapevolezza di sè, di cosa si ta facendo e di dove si vuole andare. Fare un respiro e guardare a ciò che stai facendo e al perché, fornirà un’immagine più chiara di ciò che è veramente necessario e di ciò che può essere scartato o delegato. La giusta prospettiva permette anche di realizzare che, proprio quando ci sentiamo in balia delle responsabilità e delle mansioni da portare a termine, il nostro potere decisionale è sempre presente, più forte che mai. Riconoscendo semplicemente che non si è alla mercé di qualcun altro e che si ha la responsabilità delle scelte su come procedere, può aiutare a trovare la concentrazione, a stabilire le priorità e a fare di più.
Un esempio concreto di questo processo è la capacità di delegare. Supponiamo che si voglia delegare di più in modo da concentrarsi su attività più prioritarie. Quando però un compito veloce o una questione delicata emerge, c’è la tendenza a prendersene cura perché ci vorrebbe troppo tempo per delegare. Si tende a pensare di essere gli unici a poterlo fare e che sarà molto più veloce svolgere qualcosa autonomamente piuttosto che spiegarlo a qualcun altro. Ma quando ci si ferma a pensare che si sta scegliendo di svolgere tale compito invece di costruire un sistema che possa aiutare il team a migliorare la gestione di queste attività, si può iniziare a fare scelte più consapevoli su come si sta impiegando il proprio tempo.
2. Dalle cose da fare agli accordi
Durante le giornate lavorative, accettiamo di aggiungere svariati punti non previsti alle nostre liste di cose da fare. Tuttavia, se smettiamo semplicemente di raccogliere commissioni e compiti e, invece, pensiamo coscientemente a ogni nuovo obbligo come un accordo, quel semplice cambiamento nel modo di pensare ci aiuta a diventare più perspicaci riguardo a ciò che facciamo. Un accordo è, dopotutto, una promessa. I nostri cervelli sono costruiti per ricordarci costantemente cose che non abbiamo completato. Quindi, quando svolgiamo una nuova attività che il capo ci ha dato o quel nuovo progetto, è bene, in primo luogo, assumere l’attività con una certa dose di controllo, iniziando a selezionare quei compiti che non dobbiamo eseguire in prima persona.
Fare davvero questo tipo di accordo mentale significa assumere un nuovo compito, ma non in maniera passiva e preoccupandosi di valutare cosa effettivamente ci competa: una specie di do ut des.
3. Dalla performance al risultato
Spesso a bloccarci è il fatto che siamo troppo concentrati sul processo anziché sul risultato. La nostra ossessione di fare tutto meglio e misurare l’analisi delle prestazioni potrebbe in realtà rimuoverci dal motivo per cui il nostro lavoro è importante e ridurre impegno e produttività. È fondamentale ricollegarsi al “perché” del proprio lavoro.
Quando svolgiamo un compito difficile o che non ci interessa completamente, è naturale dirsi “non voglio farlo. Non sono interessato”. In questo caso è importante fare un passo indietro e chiedersi “qual è il risultato a cui tengo?” Qualunque sia la risposta a questa domanda, ci riporterà sui binari del focus: concentrarsi sul risultato che si vuole ottenere, infonde significato all’azione.
4. Dall’urgenza all’impatto
Invece di organizzare la giornata spuntando alcuni compiti facili e veloci dalla lista delle cose da fare, è meglio concentrarsi prima sul lavoro significativo e in base a questo organizzare la propria giornata. Non è importante il numero di compiti che si portano a termine, sono importanti i risultati che si ottengono. Meglio quindi iniziare con le attività che produrranno i risultati di cui si ha più urgente bisogno. Qualunque altra attività o richiesta, va annullata e gestita in un secondo momento. Focalizzarsi sui compiti che contano di più, porterà ad ottenere risultati migliori.
La Redazione