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«Immaginate che ogni giorno sul vostro conto corrente vengano caricati 86.400 euro. Sapete, però, che alla fine della giornata questi soldi non saranno più a vostra disposizione e che, quindi, quelli che non avete speso li avrete persi per sempre. Come li spendereste?».
Con questa domanda il Direttore dell’Accademia di Comunicazione Strategica (ACS), il Prof. Luca Brambilla, ha aperto il secondo evento organizzato in co-brand tra ACS e Banca Galileo che ha avuto luogo mercoledì 22 novembre presso la splendida sede della banca.
La metafora usata da Brambilla introduce un tema fondamentale: il tempo, il bene più prezioso di tutti, soprattutto in un’azienda, dove il 90% dei conflitti si può risolvere imparando a gestire il tempo in maniera strategica attraverso il ricorso ad alcuni strumenti, come organigramma e Schede Risorsa, e metodologie legate al time management:
- Agenda a Semaforo®;
- Riunioni, che sono un moltiplicatore o divisore di valore;
- Metodo 70-30-30®, un approccio scientifico che guida il processo di delega.
Usare strategicamente il proprio tempo, a differenza di quanto si possa fare gestendolo in maniera efficace o efficiente, permetterà di raggiungere il proprio scopo con un minor dispendio di risorse mantenendo vive quelle relazioni necessarie al raggiungimento di obiettivi sfidanti. È quello che, quindi, sono chiamati ad apprendere e poi ad attuare coloro che sono alla guida delle organizzazioni.
Secondo il Direttore dell’Accademia, invero, «il più grande capitale in una PMI è il tempo di chi la guida». Come fa, allora, un leader per investirlo strategicamente e non sprecarlo? Partendo da sé, dalle attività che svolge e ristrutturando la sua agenda secondo la metodologia brevettata dall’Accademia di Comunicazione Strategica: l’Agenda a Semaforo®.
Come suggerisce il nome, si tratta di un’impostazione metodologica che si serve di tre colori – verde, rosso, arancione – per creare matrici di priorità degli impegni di un Executive. Nello specifico, il verde indica tutte quelle attività che attengono al campo della salute e della formazione personale, che sono le prime da inserire in agenda poiché possono essere spostate ma non cancellate: non eseguirle significherebbe non investire sul proprio futuro.
Il rosso rappresenta tutti gli impegni che implicano una remunerazione e che hanno a che fare con il fatturato, come incontri con clienti o con altri esterni. Sono i secondi eventi da inserire in agenda con la regola che possono far rimandare un impegno verde segnato per lo stesso giorno e alla stessa ora, ma non un altro impegno rosso.
L’arancione, infine, include tutti gli impegni abbastanza importanti con gli interni, come le riunioni, e sono gli ultimi eventi da aggiungere in agenda. Possono anche questi essere rimandati a causa di un impegno che è di colore rosso ma non all’infinito. Come ha spiegato il Prof. Brambilla, rimandare troppo a lungo gli arancioni significa che poi diventeranno rossi, nel senso che si trasformeranno in questioni urgenti da risolvere subito.
«Sarete reputati più o meno leader a seconda di come usate il tempo; proprio per questo il time management è definito “leadership in azione”. Dovete, perciò, individuare le attività che rientrano nei compiti di un CEO, ovvero fare strategia e motivare le persone, ricordandovi che “focusing is about saying no” e che, quindi, fare strategia significa dire di “no” a tutto ciò che non dovrebbe essere nelle vostre agende».
Questo il suggerimento conclusivo del Direttore dell’Accademia, che ha poi fatto seguire il suo intervento da un’intervista all’Amministratore Delegato di Banca Galileo, Ezio Ronzoni, disponibile sul Magazine di Comunicazione Strategica.
Antonella Palmiotti