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«Obiettivo di oggi sarà quello di indagare più approfonditamente la correlazione tra tempo e successo e vorrei che questo webinar fosse per voi utile, pragmatico come lo è il tempo e che lasci punti di riflessione ma anche dei consigli che già da domani potete utilizzare».
Con questa frase Giorgia Raguzzi, Vicedirettrice dell’Accademia di Comunicazione Strategia (ACS), ha iniziato il secondo incontro del ciclo di webinar “Superare gli imprevisti”, intitolato Time Management per il successo, tenutosi il 17 gennaio e volto ad indagare il valore dell’uso strategico del tempo per raggiungere gli obiettivi che ci si pone attraverso il contributo di tre professionisti:
- Beppe Scotti, Co-founder e CEO del Gruppo Ethos,
- Alessandra Pilia, Responsabile Marketing e Comunicazione di A.P.I. – Associazione Piccole e Medie Industrie,
- Luca Daniele Bordin, C.O.O. di Molteni&C – Citterio Spa.
Uno dei fattori che influisce sul raggiungimento dei propri obiettivi è sicuramente lo stress, che – per il Co-founder e CEO del Gruppo Ethos – non deve essere considerato un problema ma una possibilità di apprendimento, tramite l’adozione di un approccio neuroscientifico che indichi al cervello di uscire dalla sua comfort zone.
Per gestire lo stress dato dalla frenesia e dalle scadenze è fondamentale al giorno d’oggi la figura dell’Executive Assistant, che assume sempre più un ruolo strategico nel governare le relazioni e il tempo occupandosi della pianificazione ottimale degli impegni e della gestione dell’agenda in modo che ci sia un giusto equilibrio tra contesto professionale e personale. E, allora, quali sono i segreti per svolgere al meglio questa funzione? La dott.ssa Pilia rivela quelle che ha chiamato “le 5 regole d’oro per un’Executive Assistant”: rispetto per i ruoli, preparazione, osservazione, ascolto, decisione e azione.
Non esiste la ricetta perfetta per gestire lo stress e trovare il giusto equilibrio tra i propri obiettivi professionali e quelli della propria vita privata; «bisogna costruirla nel tempo trovando gli ingredienti giusti» – ha detto a tal proposito Luca Daniele Bordin – chiedendosi, prima di tutto, quali sono i propri obiettivi come persona e poi quelli dell’azienda o organizzazione per cui si lavora.
A livello teorico sembra tutto fattibile; nella realtà, però, come ci si comporta quando si lavora con un manager che non sa gestire il suo tempo e si impone su quello dei suoi collaboratori? Anzitutto, si devono conoscere le tre aree di controllo per individuare le relative attività che sono inscritte in ognuna e poi, avvalendosi di un metodo di lavoro preciso che ci rispecchi per guadagnarsi la fiducia del proprio Responsabile nel tempo, si deve cercare di ampliare sempre di più la propria area di leadership, che include quelle attività sulle quali si esercita il pieno controllo e si è pienamente padroni del proprio tempo.
E quando le proprie attività sono legate a stakeholder esterni che non rispettano le scadenze? Come è possibile gestire nel concreto situazioni simili? Il dott. Bordin, che ha un’esperienza ventennale alle spalle, suggerisce di:
- Adottare misure preventive come la creazione di buffer temporali;
- Stabilire una solida relazione con i fornitori / i referenti esterni per spiegare loro le ragioni che sottendono la necessità di puntualità;
- Identificare la vera causa del ritardo e intraprendere azioni in ottica correttiva.
Anche avere sempre un piano B è una strategia da considerare così come il prepararsi, ovvero il considerare tutti gli scenari possibili che potrebbero verificarsi cosicché il ritardo non diventi un imprevisto imprevedibile ma un imprevisto prevedibile e, quindi, un elemento che può essere parte del processo, la cui gestione consente di proseguire verso la meta.
Chiara Grilli