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Oggi voglio parlare di una categoria professionale di cui non si scrive quasi mai, ma che riveste un ruolo assolutamente strategico: l’assistente personale, quella che un tempo veniva chiamata “segretaria”. Ogni giorno si leggono articoli su come dovrebbero lavorare meglio i manager che si occupano di HR, si spendono parole su come costruire un marketing innovativo, su come sviluppare la leadership degli imprenditori ecc, ma nessuno si interroga sulle reali potenzialità di questa figura discreta e fondamentale. È ora che si “dia a Cesare quel che è di Cesare” e chiedo scusa in anticipo se parlerò di questa figura al femminile, ma personalmente le migliori assistenti con cui ho avuto a che fare sono tutte donne, e certamente non è un caso. Di questo aspetto tratterò però in un altro articolo.
Innanzitutto riporto una semplice constatazione: nel corso degli anni la figura della segretaria che “semplicemente” si occupava dell’amministrazione e si preoccupava di rispondere al telefono si è evoluta in un ruolo estremamente più complesso. Infatti esistono assistenti personali che sono delle vere e proprie top manager che gestiscono più risorse, tra cui spesso lo stesso AD, la cui agenda viene organizzata a seconda delle priorità che l’assistente stessa costruisce.
L’enorme potere decisionale ed organizzativo delle assistenti l’ho più volte sperimentato lavorando con gli AD delle multinazionali che partecipavano ai One to One con me per formarsi sulla negoziazione. Visto che l’unico momento libero di queste persone era nei weekend e nelle serate, in quanto l’azienda finalmente chiudeva e loro potevano dedicarsi a fare strategia, con il mio team ci siamo trovati più volte a dover progettare allestimenti delle sale, materiale didattico e supporti digitali. Più di una volta ho richiesto di poter parlare con le assistenti per spiegare loro al meglio l’importanza degli incontri che avremmo fatto con i rispettivi “capi” e spesso averle coinvolte nella progettazione è stato un vantaggio perché costruivano la giornata mettendo degli appuntamenti poco impegnativi prima delle docenze di modo che il mio cliente non arrivasse troppo stanco.
Ammetto che raramente ho visto un’attenzione al dettaglio come quella messa in campo da alcune professioniste che mi dicevano perfino quali erano i posti dove si sedeva normalmente l’AD, quando era solito cenare e quali erano i piatti preferiti (tutti elementi essenziali per un negoziatore). La grande conoscenza dei loro capi emergeva inoltre non solo nella capacità di soddisfare le richieste degli AD, ma addirittura di prevederli. Ad esempio una sera, dopo una docenza, un noto imprenditore aprì la portiera della sua auto e mi mostrò fiero gli occhiali da vista che ci aveva trovato dentro e mi disse: “Io ho più macchine, ma solo due paia di occhiali da vista. Non so come, ma Alessandra li mette sempre nella macchina che effettivamente utilizzo. Anche se spesso cambio idea all’ultimo su quale usare”.
Di aneddoti di questo tipo ne avrei a decine, ma preferisco dare tre suggerimenti per tutti coloro che sono affiancati da un’assistente personale. Agli imprenditori e ai top manager ricordo quindi che innanzitutto dovete essere coscienti della fortuna di avere una collaboratrice accanto che vi sostiene e che spesso copre i vostri errori e le vostre dimenticanze. Sono come degli 007, gli vengono affidate missioni riservate e fondamentali. In secondo luogo vi esorto ad elogiarle in pubblico, quando lo ritenete utile. Non con quei commenti maschilisti che ogni tanto purtroppo mi è capitato di ascoltare, ma con apprezzamenti professionali e mirati. Io ad esempio dico spesso alla mia assistente Beatrice che sa gestire molto bene le chiamate a me direzionate, capendo quando deve occuparsene lei. E aggiungo che, sul piano operativo, spesso reputo i clienti più fortunati ad organizzarsi con lei che non con me. Infine il terzo suggerimento: chiedete loro feedback. Prendetevi almeno venti minuti a settimana per farvi una sessione di coaching dove saranno loro a guidarvi verso un miglioramento continuo. Ricordatevi infatti che loro vi conoscono spesso molto meglio dei vostri diretti riporti perché conoscono anche i retroscena dei vostri incontri. In breve sono più preziose di un navigatore satellitare.
Concludo dando un unico, ma essenziale suggerimento alle assistenti personali che saranno arrivate fino a questo punto della mia riflessione: fate leggere questo articolo al vostro capo e poi chiedetegli un aumento di almeno il 10%. Se è una persona intelligente, ve lo concederà perché una figura come la vostra vale tanto oro quanto pesa.
P.s. io l’aumento l’ho dato spontaneamente ed è stata sicuramente la migliore decisione business presa quest’anno.
Luca Brambilla