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«Dimmi che riunione fai e ti dirò chi sei». Umile rimodulazione di un detto ben noto, questa frase strappa un sorriso ma contiene un nucleo di verità che riscontriamo ogni volta che partecipiamo alla riunione di un direttivo di una società o assistiamo a colloqui di assunzione per osservare la comunicazione non verbale. Nel corso degli incontri, abbiamo notato manager che usano stili comunicativi disparati e che esprimono pareri diversi sull’utilità delle riunioni stesse. Se infatti da una parte ci sono infinite tipologie di riunione e motivi per cui vengono convocate, non meno sono gli stili di conduzione da parte dell’imprenditore o del responsabile di turno. Anzi, ciascun leader plasma con la sua modalità comunicativa uno stile personale. Basti pensare a personaggi noti come Donald Trump, le cui riunioni si dice fossero urlate e aggressive come la sua campagna elettorale. Di tutt’altro profilo i meeting dell’ex Presidente Barack Obama: non soltanto condotti in modo molto più analitico e meno “di pancia”, ma guidati da esperti di neuroscienze e ricchi di analisi dei big data.
5 consigli per una riunione efficace
Quello che ci preme in questa sede, tuttavia, non è parlare dei diversi stili di gestione, quanto provare a sottolineare alcuni elementi che caratterizzano le riunioni efficaci.
- Innanzitutto, queste devono essere preventivate e quindi messe in agenda con anticipo in modo tale che tutti possano prepararsi al meglio.
- Il secondo aspetto è collegato al primo e riguarda come ci si deve preparare. Spesso chi partecipa a una riunione pensa al suo piccolo intervento e finisce per non contribuire alla costruzione di un quadro generale, ma soltanto a una somma di elementi slegati e quindi inutili.
- Terzo suggerimento pratico è quello di evitare gli sprechi di tempo e risorse. Il team leader dovrà scegliere attentamente chi convocare e perché, evitando riunioni massicce a favore di incontri snelli ed efficaci.
- Il quarto consiglio riguarda la durata: le riunioni devono seguire un tempo prestabilito. Le prime volte che abbiamo invitato un’azienda a questo tipo di innovazione si è scatenata un’autentica ribellione. Solo dopo è emersa la verità: avere tempi contingentati costringe a prepararsi in maniera puntuale e a focalizzarsi sugli obiettivi.
- Infine, il suggerimento apparentemente più banale e allo stesso tempo più importante: allenarsi ad ascoltare. Quando si comunica lo si fa con tutto il corpo, non solo con le parole, e chi conduce una riunione deve conoscere le basi della comunicazione per favorire gli interventi di chi è recalcitrante a dire la sua, per sciogliere quei nodi e quei contrasti non detti, ma evidenti. Come un buon allenatore è determinante in una partita, così una persona preparata guiderà una riunione efficace.
Il brano che avete letto è stato tratto dal libro Soft Skill – Cosa sono, a cosa servono del Prof. Luca Brambilla – ed. FAG.
Luca Brambilla