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L’antico detto “il tempo è denaro” è quanto mai vero e apprezzabile in un’epoca come questa, in cui siamo costantemente esposti a stimoli esterni quali pubblicità, incontri con consulenti e problemi lavorativi di vario genere. Molti neuroscienziati concordano nel dire che la soglia della nostra attenzione è in calo a causa delle continue ed eccessive interruzioni che il nostro cervello riceve quando è al lavoro. Il tema della gestione è quindi tanto affascinante quanto problematico, dal momento che incide in maniera importante sui risultati economici di ciascuno di noi.
La soluzione per limitare l’abbassamento dell’attenzione e aumentare la produttività si concentra in una sola parola: metodo. Spesso si improvvisano le attività a cui dedicarsi, usando scuse come «la mia vita è piena di imprevisti», oppure «il mio lavoro è dinamico», o ancora «sono sempre in balia dei clienti».
È bene che questo approccio venga messo da parte a favore di una strategia chiara.
- Ciascuno è padrone del proprio tempo e per questo deve imparare a gestirlo. Prendere coscienza di questo principio è la premessa per intraprendere un percorso che porti ad avere più tempo e quindi a essere più liberi.
- Gestire gli impegni non corrisponde banalmente al “fare tutto”: si tratta piuttosto di comprendere quali siano le cose più urgenti e importanti. Nel caso di un libero professionista, per esempio, conviene che si ragioni su quali sono i lavori a più alta redditività. A tal proposito è sempre stimolante la regola del “20/80”, cioè identificare il 20% del tempo che genera l’80% del fatturato. Nel caso di un dipendente, invece, l’obiettivo sarà capire quali sono le urgenze del proprio responsabile e gestire gli impegni avendo ben chiaro ciò che è più strategico e cosa può invece attendere.
- Governare la complessità e quindi munirsi di agenda, cartacea o digitale, in cui scrivere nel dettaglio i propri incarichi. A tal proposito, abbiamo ideato per i nostri clienti il “metodo del semaforo”, che consiste nel contrassegnare gli impegni in rosso, giallo o verde a seconda della loro importanza. Così facendo, basta un solo colpo d’occhio per rendersi conto se convenga o meno rimandare un incontro: diventa infatti più facile valutare se si ha in programma una giornata eccessivamente stressante (in quanto piena di appuntamenti segnati in rosso). L’agenda settimanale sarà subito più omogenea.
- Prendersi delle pause dal lavoro, per quanto possa sembrare paradossale. Sappiamo, grazie alle neuroscienze, che il cervello dopo un’ora e mezza di lavoro ha bisogno di fare una pausa. Per questo suggeriamo di fare più pause brevi che siano però veramente un’occasione per staccare la spina. Occorre quindi che ci si alzi in piedi, si cammini, non si usino telefoni cellulari o altri strumenti tecnologici, e che si beva acqua.
Questi sono solo alcuni dei passi per riguadagnare l’uso del tempo e produrre di più. Ce ne sono molti altri che andrebbero adeguati al ruolo, alla personalità, al metodo lavorativo personale, al fine di ideare un habitus che possa essere il più adeguato possibile a ciò che ciascuno vuole essere.
Non è vero che abbiamo poco tempo: la verità è che ne perdiamo molto.
Seneca
Luca Brambilla